ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ НА ВСЕ СЛУЧАИ ЖИЗНИ 2016

Хиты: 250 | Рейтинг:

ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ: ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ НА ВСЕ СЛУЧАИ ЖИЗНИ 2016

Глава 1. ОБЩИЕ ПРАВИЛА ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

1.1. Трудовая книжка - основной документ

о трудовом стаже работника

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Статус трудовой книжки, а также порядок ведения и хранения трудовых книжек регулируются следующими нормативными документами:

- Трудовой кодекс РФ;

- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках". Данным Постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей;

- Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69, утвердившее Инструкцию по заполнению трудовых книжек;

- Приказ Минфина России от 22.12.2003 N 117н "О трудовых книжках".

Трудовая книжка - это обязательный кадровый документ.

Трудовые книжки обязаны вести как работодатели-организации, так и работодатели - индивидуальные предприниматели (ст. 66 ТК РФ).

Не ведут трудовые книжки только работодатели - физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Например, если гражданин, не являющийся индивидуальным предпринимателем, заключает трудовой договор с помощницей по хозяйству, он не вправе производить запись в ее трудовой книжке (ст. 309 ТК РФ, п. 3 Правил ведения трудовых книжек).

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

- о работнике,

- о выполняемой им работе,

- о переводах на другую постоянную работу,

- об увольнении работника,

- основания прекращения трудового договора,

- сведения о награждениях за успехи на работе,

- сведения о работе по совместительству (данные сведения вносятся в трудовую книжку только по желанию работника).

Внимание! Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

1.2. Отменят ли трудовые книжки?

Вы, наверное, слышали о том, что Минздравсоцразвития России выступало с инициативой отмены трудовых книжек к концу 2012 г. Однако 2012 г. уже давно закончился, а эта инициатива пока так инициативой и остается.

С одной стороны, в связи с введением персонифицированного учета сведений, представляемых в Пенсионный фонд, трудовая книжка как документ, фиксирующий стаж работника для начисления пенсии, действительно потеряла свою актуальность.

Но, с другой стороны, мы настолько привыкли к трудовым книжкам, что возникает опасение: без трудовой книжки нечем будет подтвердить профессиональную состоятельность перед потенциальными работодателями или страховой стаж в Пенсионном фонде.

Кроме того, есть ряд нерешенных технических моментов, которые не позволяют пока отказаться от трудовых книжек.

Например, в настоящее время трудовая книжка - это единственный документ для работодателя, позволяющий подтвердить страховой стаж для расчета размера пособия по временной нетрудоспособности.

Кроме того, трудовая книжка является обязательным документом для работников, претендующих на назначение досрочной пенсии. Ведь именно в трудовой книжке зафиксирован стаж работы, дающий право на льготный выход на пенсию.

Ну и наконец, реакция профсоюзов на отмену трудовых книжек была столь негативной и бурной, что можно предположить, что в ближайшее время законодатель и государственные структуры на отмену трудовых книжек не решатся.

Поэтому на отмену трудовых книжек в ближайшее время рассчитывать не приходится. Об этом в начале 2016 г. сообщил глава Минтруда России Максим Топилин. Вместе с тем министр не исключает возможность перехода в будущем на электронные трудовые книжки.

Многим также будет интересен тот факт, что в настоящее время (начало 2016 г.) Минтруд России рассматривает возможность упростить все, что связано с хранением трудовых книжек.

С учетом действующих реалий Правила ведения трудовых книжек остаются по-прежнему актуальными.

1.3. Кто и при каких условиях обязан вести трудовые книжки

Обязанность по ведению трудовых книжек возлагается на работодателей, коими могут быть как организации, так и индивидуальные предприниматели.

Организация (индивидуальный предприниматель) признается работодателем только в том случае, если между ней и работником имеются трудовые отношения и заключен трудовой договор.

Трудовые отношения - это отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 15 ТК РФ).

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней (ст. 66 ТК РФ).

Если по каким-либо причинам работник проработал у работодателя менее 6 дней, запись в трудовую книжку работника делать не нужно.

В этой связи у кадровиков часто возникает вопрос: как быть, если работник проработал в организации менее 6 дней, а запись в трудовую книжку о приеме на работу все же была внесена?

Ни Трудовой кодекс, ни Правила ведения трудовых книжек данную ситуацию не регламентируют.

По мнению автора, в данной ситуации надо действовать следующим образом. При увольнении надо внести соответствующую запись об увольнении, заверить все записи печатью организации, подписью кадровика и работника. Иными словами, произвести все записи о приеме на работу и увольнении работника в общем порядке.

Если же работник категорически возражает против внесения записей в трудовую книжку, надо признать запись о приеме на работу недействительной.

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить работодателю трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

Из этого правила есть исключения:

- работник поступает на работу и заключает трудовой договор впервые (т.е. он нигде раньше не работал);

- трудовая книжка работника потеряна или повреждена;

- работник поступает на работу на условиях совместительства.

В первом и во втором случаях работодатель должен оформить работнику новую трудовую книжку.

На работника, поступающего на работу впервые, трудовую книжку нужно оформить не позднее недельного срока со дня приема работника на работу (п. 8 Правил ведения трудовых книжек).

Работодатель также обязан оформить трудовую книжку и в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине. Для этого работник должен представить работодателю письменное заявление (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) с просьбой оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).

* * *

Примечание. Работодатель, у которого работник работает по совместительству, не вправе делать какие-либо записи в его трудовой книжке.

Трудовую книжку такого работника ведет работодатель по основному месту работу. Если работник желает внести в трудовую книжку запись о совместительстве, такую запись вносит работодатель по основному месту работы на основании документа, представленного работником, подтверждающего его работу по совместительству (ст. 66 ТК РФ).

Примечание. Если с гражданином заключается гражданско-правовой договор на выполнение определенных работ или оказание услуг (например, договор подряда, договор на оказание услуг), трудовая книжка в этом случае также не ведется.

Пример 1.1. Организация заключила с гражданином Петровым договор подряда, по условиям которого гражданин осуществляет работы по созданию интернет-сайта и оказывает услуги по поддержке сайта.

В данной ситуации организация не производит никаких записей в трудовой книжке гражданина Петрова.

1.4. Назначение лица,

ответственного за ведение трудовых книжек

Непосредственно ведение трудовых книжек осуществляет работник, уполномоченный на это приказом руководителя организации (п. 45 Правил ведения трудовых книжек).

В приказе (распоряжении) рекомендуем сразу отметить, что в случае направления ответственного работника в командировку, предоставления ему отпуска или отсутствия на работе по уважительным причинам его обязанности передаются другому лицу (с указанием фамилии, имени, отчества и должности этого лица).

Примерный образец такого приказа приведен ниже.

Если организация только начинает свою деятельность и у нее еще нет работников, которым можно было бы поручить ведение трудовых книжек, руководитель организации может возложить обязанность по ведению трудовых книжек на себя.

Но даже при отсутствии такого поручения или если приказом обязанность по ведению трудовых книжек возложена на иное лицо, руководитель организации в любом случае вправе самостоятельно вести трудовые книжки, а также своей подписью заверять записи, внесенные в трудовые книжки (п. 45 Правил ведения трудовых книжек).

1.5. Трудовая книжка для генерального директора

Генеральный директор также является работником организации. Заключению трудового договора с генеральным директором предшествует процедура его избрания общим собранием учредителей (акционеров).

После избрания генерального директора он издает приказ о своем вступлении в должность генерального директора (Письма Роструда от 22.09.2010 N 2894-6-1, от 19.12.2007 N 5205-6-0). Такой приказ составляется в произвольной форме.

В то же время в данной ситуации вполне логичным будет издать приказ о приеме на работу. Дело в том, что генеральный директор, несмотря на свой двойственный статус, является работником организации. А прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Приказ о приеме на работу подписывает сам руководитель.

Генеральный директор должен расписаться и в графе "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен".

Такой приказ можно составить по унифицированной форме N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Или же организация может составить приказ по самостоятельно разработанной и утвержденной форме <*>.

--------------------------------

<*> С 1 января 2013 г. в связи с вступлением в силу нового Закона "О бухгалтерском учете" (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ) формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Роструд также подтверждает, что с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться как унифицированными формами первичных учетных документов (в том числе формой N Т-1), так и формами, разработанными ими самостоятельно.

При этом каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ (Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).

На наш взгляд, в большинстве случаев проще продолжать использовать прежние унифицированные формы.

Образец приказа о вступлении в должность генерального директора приведен ниже.

На основании приказа о приеме на работу производится запись в трудовую книжку генерального директора так, как это показано на рис. 1.

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

       

Общество с ограниченной ответственностью "Буква" (ООО "Буква")

 

9

08

04

2013

Назначен на должность генерального директора

Приказ от 08.04.2013 N 1

Рис. 1

При внесении записи в трудовую книжку о назначении генерального директора в графе 4 можно сделать ссылку и на решение общего собрания участников (иное решение работодателя) (Письмо Роструда от 22.09.2010 N 2894-6-1).

1.6. Печать в трудовой книжке

С 7 апреля 2015 г. общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе не использовать круглую печать (Федеральный закон от 06.04.2015 N 82-ФЗ).

Примечание. По мнению Роструда, организация-работодатель должна заверять печатью записи в трудовой книжке в обязательном порядке.

Эту позицию Роструд сформулировал в Письме от 15.05.2015 N 1168-6-1. Это Письмо ведомство разослало в региональные отделения для использования в работе при проведении проверок.

Свою позицию ведомство объясняет следующим.

Обязанность хозяйственных обществ использовать печать может устанавливаться только федеральным законом.

Заверять печатью записи в трудовой книжке работодатели обязаны на основании правила, установленного абз. 1 п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, абз. 2 п. 2.2, абз. 2 п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек. Эти документы являются подзаконными актами. Но эти правовые акты приняты во исполнение требований федерального закона, а именно ч. 2 ст. 66 ТК РФ.

На наш взгляд, эту позицию сложно назвать бесспорной. Однако нужно учитывать предупреждение Роструда: если инспекторы ГИТ при проведении проверки обнаружат факт непроставления круглой печати в трудовых книжках работников, работодателю грозит штраф в размере до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Кроме того, трудовая книжка - основной документ для назначения работнику пенсии. Отсутствие печати может вызвать нежелательные проблемы при обращении сотрудника в Пенсионный фонд РФ.

Учитывая изложенное, рекомендуем по-прежнему проставлять оттиск печати в трудовых книжках работников, даже если организация в установленном порядке приняла решение отказаться от печати.

В этой связи заметим, что Роструд не возражает против проставления в трудовой книжке печати кадровой службы организации. При этом необходимо, чтобы такая печать содержала информацию о наименовании работодателя (юридического лица) и месте его нахождения. Наличие оттиска такой печати, по мнению Роструда, позволит подтвердить факт работы сотрудника у данного работодателя и не должно повлечь за собой нарушение прав работников (Письма Роструда от 20.01.2014 N ПГ/13282-6-1, от 22.11.2012 N 1450-6-1).

1.7. Особенности ведения трудовых книжек

индивидуальными предпринимателями

Индивидуальные предприниматели, нанимающие на работу работников, обязаны вести трудовые книжки на каждого работника в общем порядке, установленном ТК РФ и Правилами ведения трудовых книжек (ст. ст. 66 и 309 ТК РФ).

При этом все же существует несколько особенностей, на которые предлагаем обратить внимание.

1.7.1. Особенности заполнения трудовой книжки

При заполнении трудовой книжки в графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка (без номера) указывается полное наименование индивидуального предпринимателя, а также сокращенное наименование (при его наличии).

Для ориентира можно использовать записи, имеющиеся в свидетельстве на право занятия предпринимательской деятельностью. При этом указываются фамилия, имя, отчество предпринимателя.

Индивидуальные предприниматели, также как и организации, издают локальные нормативные акты (приказы об утверждении штатного расписания, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка и др.), а также индивидуальные правовые акты (приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, увольнении и др.).

Поэтому при заполнении трудовой книжки при приеме на работу делается ссылка на соответствующий приказ о приеме на работу, изданный предпринимателем.

Образец внесения записи о приеме на работу приведен на рис. 2.

N записи

Дата

Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

число

месяц

год

1

2

3

4

       

Индивидуальный предприниматель Иванов Олег Петрович (ИП Иванов)

 

10

08

02

2013

Принята на должность бухгалтера

Приказ от 08.02.2013 N 3

Рис. 2

1.7.2. Работник принят на работу до 6 октября 2006 года

Было время, когда у предпринимателей не было права вести трудовые книжки.

Право ведения трудовых книжек предприниматели получили только с 6 октября 2006 г. (с даты вступления в силу Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ, внесшего соответствующие изменения в ТК РФ).

При этом законодатель не утвердил переходные положения, которые бы регулировали порядок ведения трудовых книжек тех работников, которые к 6 октября 2006 г. уже работали у индивидуальных предпринимателей.

Например, работник работает у индивидуального предпринимателя по трудовому договору с 1 марта 2005 г. При приеме на работу к индивидуальному предпринимателю запись в трудовую книжку не вносилась, поскольку в то время у предпринимателя не было соответствующего права.

Очевидно, возникает вопрос: должен ли в данной ситуации предприниматель после 6 октября 2006 г. внести запись в трудовую книжку уже работающего у него работника? И если должен, то какую дату записывать в качестве даты приема на работу?

Ответы на эти вопросы можно найти в Письме Минздравсоцразвития России от 30.08.2006 N 5140-17.

По мнению этого ведомства, в рассматриваемом случае в трудовую книжку работника следует внести запись о приеме на работу со дня начала работы этого работника у данного индивидуального предпринимателя, поскольку это отвечает интересам работника.

Соответственно, при увольнении работника, принятого на работу до 6 октября 2006 г., в его трудовой книжке также производится запись об увольнении.

В качестве комментария к рассмотренному Письму отметим, что в принципе ни один нормативный документ не возлагает на предпринимателя обязанность вносить записи о приеме на работу в трудовые книжки всех работников, принятых на работу до 6 октября 2006 г.

Однако мы призываем предпринимателей прислушаться к рекомендациям Минздравсоцразвития России и внести соответствующие записи о приеме на работу в трудовые книжки работников, поскольку это отвечает интересам работников. При этом запись о приеме на работу производится задним числом.

...


Цена: 50.00 RUB
Количество:
Отзыв