СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ 2010

Хиты: 921 | Рейтинг:

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ 2010

Раздел 1. ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ СТАТУС СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

Глава 1. СУТЬ И ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ РАБОТЫ

Рассмотрение комплекса вопросов, так или иначе связанных с определением профессионального статуса секретаря, представляется оправданным начать с перечня основных полномочий, относящихся к компетенции секретаря. Под полномочиями в данном случае подразумевается совокупность прав и обязанностей, которыми наделяется работник для надлежащего исполнения своей должности.

Знакомство с подобным перечнем заодно позволит читателям самостоятельно сформировать объективное представление о содержании повседневной деятельности секретарских работников.

Здесь, по-видимому, следует пояснить, что за названием "секретарь" на самом деле скрывается более десятка профессий, причем требующих различной квалификации (см. приложение 1 к настоящему пособию).

Кроме того, для претендентов на определенные профессии "секретарского круга" обязателен практический опыт работы в соответствующих областях деятельности (не всегда, впрочем, тесно связанных с секретарским делом). Наконец, от претендентов требуется и обладание вполне определенными личностными качествами, без которых справляться с порученной работой им будет весьма и весьма непросто.

Но обо всем по порядку. Универсальный перечень основных полномочий содержится в квалификационной характеристике "Секретарь руководителя" <1>. При этом указанные в перечне должностные обязанности было бы правильнее рассматривать одновременно и как права работника, например: обязанность (и право) секретаря принимать поступающую на рассмотрение руководителя деловую корреспонденцию, обязанность (и право) секретаря передавать рассмотренную деловую корреспонденцию соответствующим структурным подразделениям (конкретным исполнителям) в соответствии с решением (резолюцией) руководителя и т.д.

--------------------------------

<1> См.: Квалификационный справочник должностей служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37 (в ред. от 30 сентября 2009 г.).

Квалификационная характеристика должности

"Секретарь руководителя"

Из содержания представленной характеристики следует, что суть профессиональной деятельности секретаря руководителя (как, впрочем, и секретаря в более широком контексте) сводится к организационно-техническому обеспечению деятельности конкретного должностного лица <1>. При этом в качестве основных составляющих организационного обеспечения следует, по нашему мнению, выделить:

- организацию повседневной деятельности руководителя;

- организацию протокольных мероприятий (совещаний, приемов и пр.), проводимых с участием руководителя.

--------------------------------

<1> Как свидетельствует практика, в ряде случаев - двух и более должностных лиц либо соответствующего подразделения (офиса).

В свою очередь, к наиболее значимым составляющим технического обеспечения деятельности руководителя следует отнести:

- управление документацией (офисной или документацией компании в целом);

- документирование соответствующих вопросов деятельности руководителя;

- выполнение мероприятий, направленных на создание условий, способствующих повышению эффективности деятельности руководителя.

Кроме того, в качестве самостоятельной составляющей секретарской работы следует, на наш взгляд, выделить и профессиональную подготовку работника.

Подробнее содержание работы секретаря руководителя по каждому из указанных направлений рассматривается в последующих главах пособия. Подразумевается, что работник способен самостоятельно решать в рамках каждого направления только тот объем задач, который соответствует его профессиональным возможностям (что лишний раз подчеркивает необходимость постоянного совершенствования секретарем руководителя своей квалификации). При более значительном объеме задач секретарь (с ведома руководителя) вправе поручить выполнение некоторых из них другим работникам, сохранив за собой функции по координации их действий.    

В частности, техническая подготовка документов может быть возложена на секретаря-машинистку (оператора персонального компьютера), стенографическое сопровождение протокольных мероприятий - на секретаря-стенографистку и т.д. На предприятиях (в организациях, учреждениях) акционерного типа (ЗАО, ОАО и др.) секретарь руководителя, как правило, выполняет часть задач во взаимодействии с корпоративным секретарем акционерного общества (см. приложение 2 к настоящему пособию). В необходимых случаях секретарь руководителя, кроме того, взаимодействует с соответствующими структурными подразделениями и должностными лицами компании, а также с ее деловыми партнерами.

Уточним, что выполнение комплекса задач по организационно-техническому обеспечению деятельности руководителя силами одного секретаря имеет место в условиях малого предприятия и у индивидуального предпринимателя. На средних и крупных предприятиях (в соответствующих организациях, учреждениях) выполнение указанных задач, как правило, возлагается на двух-трех и более работников, в том числе в составе специально уполномоченного структурного подразделения: секретариата, офиса, канцелярии, группы обеспечения управления, общего отдела, управления делами и т.п.

Глава 2. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ПОВСЕДНЕВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

СЕКРЕТАРЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

Повседневная деятельность секретаря руководителя регламентируется:

- законодательством, иными нормативно-правовыми актами, содержащим нормы права, затрагивающие повседневную деятельность работника (рис. 2.1 и 2.2);

- учредительными документами компании (устав, учредительный договор);

- нормативными актами, определяющими статус и порядок функционирования органа управления компании (положение о совете директоров (о генеральном управляющем) и т.п.);

- действующими в компании (у данного работодателя) локальными нормативными актами (рис. 2.3), коллективным договором, соглашением;

- заключенным с работником трудовым договором и (при наличии) письменными соглашениями к нему;

- должностной инструкцией (служебным регламентом) работника;

- инструкциями по видам деятельности (работ), выполняемым работником.

Нормы, содержащиеся в перечисленных актах, могут конкретизироваться (с учетом содержания деятельности компании) в соответствующих нормативно-методических и нормативно-технических актах - организационно-методических указаниях, методических рекомендациях, стандартах, нормативах и пр. Оперативное регулирование повседневной деятельности компании и ее работников осуществляется посредством приказов (распоряжений), издаваемых руководителем, иными уполномоченными должностными лицами компании. Кроме того, секретарь обязан руководствоваться указаниями и поручениями руководителя (в письменной и устной формах).

* * *

С большинством из перечисленных видов актов читатели смогут познакомиться на последующих страницах пособия. А в рамках следующего раздела мы рассмотрим основные составляющие организационного обеспечения деятельности руководителя компании.

Раздел 2. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

РУКОВОДИТЕЛЯ

Глава 3. ОРГАНИЗАЦИЯ ПОВСЕДНЕВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

3.1. Общее содержание повседневной деятельности

руководителя компании, ее главные составляющие

и ключевые направления

Рассмотрение организации повседневной деятельности руководителя компании начнем со знакомства с общим содержанием этой деятельности, суть которой можно определить как менеджмент, т.е. управление компанией.

Корпоративный менеджмент как управленческий процесс включает (табл. 3.1) <1>:

- определение целей и задач деятельности компании;

- выбор способов и средств (технологий) достижения целей (решения задач);

- обоснование и выработку управленческих решений, а также конкретных управленческих действий, направленных на реализацию соответствующих решений;

- реализацию решений - посредством управления ресурсами компании (финансово-материальными, информационными и человеческими);

- контроль реализации управленческих решений, при необходимости - оперативное внесение уточнений в порядок их реализации;

- сопоставление фактических результатов деятельности с запланированными, их анализ, по итогам которого вновь определяются цели и задачи деятельности компании, и т.д.

--------------------------------

<1> Рогожин М.Ю. Экспресс-курс помощника руководителя. СПб.: Питер, 2008.

Таблица 3.1

N п/п

 Наименование этапа

             Содержание задач этапа           

  1 

Обработка         

информации        

Сбор, учет, систематизация, анализ информации,

необходимой для надлежащего планирования      

и организации профессиональной деятельности   

руководителя компании, а также актуализация   

информации и оперативный обмен информацией с  

руководителем, коллегами и деловыми партнерами

  2 

Постановка целей  

и задач           

Предварительное, а затем окончательное        

формулирование целей и задач, доклад          

соответствующих предложений руководителю      

  3 

Планирование      

Разработка (участие в разработке) документов  

планирования (планов, программ, графиков      

и т.п.) по направлениям и периодам            

профессиональной деятельности, их согласование

по срокам и методам реализации, определение   

состава привлекаемых к реализации сил         

и средств, а также ответственных за реализацию

  4 

Подготовка        

управленческого   

решения           

Представление проектов документов планирования,

а также предложений, направленных на  выработку

оптимального управленческого решения, уточнение

проектов и доведение принятых решений         

(утвержденных планов работы по направлениям   

и периодам) до сведения лиц, ответственных    

за их реализацию                              

  5 

Реализация        

управленческого   

решения           

Непосредственная реализация управленческих    

решений, участие в их реализации, делегирование

полномочий, координация работы ответственных  

за реализацию, обработка информации о ходе    

реализации управленческих решений, ее передача

руководителю компании                         

  6 

Контроль реализации

управленческого   

решения           

Планирование и организация контрольных        

мероприятий, учет и сравнение результатов     

контроля с планируемыми показателями, доклады 

руководителю компании                         

  7 

Корректировка     

управленческих    

решений           

Сбор, учет, систематизация, анализ информации,

выработка и представление руководителю компании

предложений по корректировке управленческих   

решений (отдельных действий в рамках реализации

таких решений)                                

  8 

Оценка и анализ   

результатов       

Сбор, учет, систематизация, анализ информации,

отражающей результаты реализации управленческих

решений, подведение итогов профессиональной   

деятельности (за период или по направлению)   

Более ясное представление о содержании повседневной деятельности руководителя компании можно получить, ознакомившись с перечнем его основных обязанностей - опять-таки, в рамках квалификационной характеристики соответствующей должности <2>.

--------------------------------

<2> См.: Квалификационный справочник должностей служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37 (в ред. от 30 сентября 2009 г.).

Основываясь на ее содержании, можно выделить наиболее значимые направления повседневной деятельности руководителя компании.

Основные направления повседневной деятельности

руководителя компании

1. Руководство производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью компании в пределах предоставленных ему законодательством прав, ее организация на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг), экономической эффективности ее производства, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.

2. Организация работы и взаимодействия структурных подразделений, цехов и производственных единиц компании.

3. Направление деятельности компании (реализация мероприятий, направленных на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов), повышение эффективности работы, рост объемов сбыта продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания рынка и удовлетворения потребностей в соответствующих видах продукции.

4. Обеспечение выполнения компанией обязательств перед федеральным, региональным и местным бюджетами, государственными внебюджетными социальными фондами, поставщиками, заказчиками и кредиторами, включая учреждения банка, а также хозяйственных и трудовых договоров (контрактов) и бизнес-планов.

5. Принятие мер по обеспечению компании квалифицированными кадрами, рациональному использованию и развитию их профессиональных знаний и опыта, созданию безопасных и благоприятных для жизни и здоровья условий труда, соблюдению требований законодательства об охране окружающей среды.

6. Обеспечение правильного сочетания методов руководства, материальных и моральных стимулов повышения эффективности производства, применение принципа материальной заинтересованности и ответственности каждого работника за порученное ему дело и результаты работы всего коллектива.

7. Обеспечение (совместно с трудовыми коллективами и профсоюзными организациями и на основе принципов социального партнерства) разработки, заключения и выполнения коллективного договора, соблюдения трудовой и производственной дисциплины, развития трудовой мотивации, инициативы и активности персонала компании.

8. Делегирование отдельных направлений деятельности другим должностным лицам - заместителям директора, руководителям производственных единиц и филиалов компании, а также функциональных и производственных подразделений.

9. Обеспечение соблюдения законности в деятельности компании и осуществлении ее хозяйственно-экономических связей, использование правовых средств для финансового управления и функционирования в рыночных условиях, укрепления договорной и финансовой дисциплины, регулирования социально-трудовых отношений, обеспечения инвестиционной привлекательности предприятия в целях поддержания и расширения масштабов предпринимательской деятельности.

10. Защита имущественных интересов компании в суде, арбитраже, органах государственной власти и управления.

На основе этой информации можно определить:

- приоритет одних задач, реализуемых руководителем компании в рамках своей повседневной деятельности, над другими (менее значимыми);

- принадлежность каждой из задач к числу повседневных (текущих) и перспективных (т.е. решаемых периодически в течение недели, месяца, квартала или календарного года);

- оптимальные формы мероприятий либо конкретные управленческие действия, выполнение которых в конечном счете приведет к надлежащему выполнению соответствующих задач.

* * *

Обратимся далее к рассмотрению роли секретаря в организационном обеспечении деятельности руководителя.

3.2. Основные задачи секретаря в области организационного

обеспечения повседневной деятельности руководителя

Перечень основных задач секретаря в области организационного обеспечения повседневной деятельности руководителя представлен ниже.

Основные задачи секретаря в области организационного

обеспечения повседневной деятельности руководителя

1. Расстановка приоритетов профессиональной деятельности руководителя компании посредством выделения в ней главных и второстепенных, а также более и менее срочных задач (мероприятий) и формулирование на этой основе предложений по планированию и организации рабочего времени на текущий и перспективный периоды.

2. Учет и анализ затрат рабочего времени руководителя компании, выработка и представление рекомендаций по их сокращению.

3. Гибкое управление рабочим временем руководителя компании в соответствии с изменениями в обстановке и содержании задач профессиональной деятельности, в том числе с использованием предусмотренного планами работы резерва времени.

4. Регулярное уточнение задач на основе результатов обработки информации, содержащейся в документах, а также в ходе личного общения.

5. Делегирование полномочий с ведома и от имени руководителя компании.

6. Планирование и организация собственного рабочего времени в соответствии с планами профессиональной деятельности руководителя компании.

Теперь, "оттолкнувшись" от последнего пункта, попытаемся взглянуть глазами секретаря на обычный рабочий день руководителя. Сразу же заметим, что сложившееся исторически деление рабочего дня на две примерно одинаковые части объясняется не столько объективной необходимостью в отдыхе, сколько в содержательном отличии задач, решаемых руководителем компании до перерыва в работе и после него. По традиции на первую половину рабочего дня целесообразно планировать выполнение наиболее трудоемких и ответственных задач (мероприятий), поскольку:

- в начале дня руководитель компании (как, впрочем, и любой другой работник) обычно обладает наиболее высокой работоспособностью (этот факт доказан в результате многократных исследований среднестатистических колебаний работоспособности человека);

- в течение первой половины дня менее вероятны сколь-либо существенные изменения в планах работы (как правило, тщательно подготовленных накануне), что позволяет в максимальной степени сконцентрироваться на текущей работе, а не тратить время на бесконечные "переключения" с одного срочного дела на другое.

Ниже представлены основные рекомендации по планированию и организации рабочего времени руководителя компании в первой половине дня.

Основные рекомендации

по планированию и организации рабочего времени

руководителя компании в первой половине дня

1. Рабочий день руководителя начинается с получения и усвоения самой последней информации о фактическом состоянии дел в компании.

2. Следующий шаг в работе первой половины дня - непродолжительное совещание с привлечением ограниченного круга лиц (например, заместителей руководителя и, если необходимо, руководителей структурных подразделений).

3. Кульминация работы первой половины дня - наиболее важное (основное) мероприятие с участием руководителя компании (например, переговоры, которые, кстати, могут быть при необходимости продолжены и после перерыва).

4. Между основным и заключительным мероприятием первой половины дня "закладывается" резерв времени.

5. Работа первой половины дня завершается мероприятием, имеющим высокий приоритет, но сравнительно небольшую продолжительность, например, личной встречей руководителя с кем-либо из работников либо представителей других предприятий (организаций, учреждений).

Примерные варианты плана работы руководителя компании на первую половину дня представлены на рис. 3.1 <1>.

--------------------------------

<1> Рогожин М.Ю. Экспресс-курс помощника руководителя. СПб.: Питер, 2008.

  Часы

 работы

<1>

 Содержание работы первой половины дня (в течение рабочей недели)

 Понедельник

     Вторник   

   Среда  

  Четверг 

  Пятница 

09.00 -

 09.30

Получение и усвоение актуальной информации о состоянии дел, прием

докладов о начале работы и о состоянии документов, срок         

исполнения которых истекает сегодня и завтра, рассмотрение      

наиболее срочной и важной деловой корреспонденции, при          

необходимости - корректировка планов работы (с последующим      

оповещением заинтересованных лиц)                               

09.30 -

 10.15

Оперативное совещание с руководящим составом компании

   Резерв 

времени <2>

10.15 -

 10.30

                      Кофе-брейк (ти-брейк)                     

10.30 -

 11.45

Рассмотрение

  проектов 

 документов

   Переговоры  

(предварительный

      этап)    

Презентация

   Пресс- 

конференция

  Семинар 

11.45 -

 12.00

                      Кофе-брейк (ти-брейк)                     

12.00 -

 12.15

                    Резерв времени                  

 Уточнение

   планов 

   работы 

 следующей

   недели 

12.15 -

 13.15

   Личная  

   встреча 

с помощником

   Переговоры  

(координационный

      этап)    

   Личная 

  встреча 

с коллегами

   Прием  

посетителей

   Личная 

  встреча 

с коллегами

   -  

            Уточнение плана работы второй половины дня          

13.15 -

 14.30

             Перерыв (вторник, четверг - бизнес-ланч)           

Рис. 3.1

--------------------------------

<1> Время работы условно соответствует интервалу с 9.00 до 13.00.

<2> Телефонные переговоры, завершение подготовки к итоговому мероприятию первой половины дня.

Вторая половина рабочего дня руководителя компании обычно проходит в более спокойном режиме (хотя бывает и наоборот). При этом, к сожалению руководителя и секретаря, планы работы второй половины дня подлежат корректировке чаще обыкновенного - к чему следует быть готовым.

Необходимо также помнить и еще, по меньшей мере, о двух существенных моментах:

- продолжительность рабочего времени второй половины дня - несколько меньше, чем первой;

- средний уровень работоспособности на протяжении второй половины дня в целом более низок.

Все изложенное следует учесть при организации послеобеденной работы - в частности, сократить количество деловых мероприятий и (или) их продолжительность. Последнее важно еще и потому, что в конце дня необходимо предусмотреть время для подведения итогов работы и уточнения ее планов на завтра, а может быть, и несколько последующих дней.

На практике во второй половине дня организуются:

- мероприятия, предполагающие углубленное изучение состояния дел по конкретному вопросу (направлению) деятельности компании;

- мероприятия по личной подготовке руководителя к предстоящим (в течение текущей либо следующей недели) деловым мероприятиям.

Примерные варианты плана работы руководителя компании на вторую половину дня представлены на рис. 3.2 <1>.

--------------------------------

<1> Рогожин М.Ю. Экспресс-курс помощника руководителя. СПб.: Питер, 2008.

  Часы

 работы

<2>

  Содержание работы второй половины дня (в течение рабочей недели)

 Понедельник

    Вторник   

    Среда  

  Четверг 

   Пятница 

14.30 -

 14.45

                         Резерв времени <3>

14.45 -

 16.00

Дискуссионное

  совещание 

   (круглый 

    стол)   

   Переговоры 

(заключительный

     этап)    

Рассмотрение

  проектов 

 документов

   Прием  

посетителей

   Работа  

  в отделах

  компании 

16.00 -

 16.15

                       Кофе-брейк (ти-брейк)                      

16.15 -

 17.15

    Личная  

  подготовка

 руководителя

 Личная встреча

  с помощником

   Личная  

 подготовка

руководителя

   Прием  

посетителей

Рассмотрение

  проектов 

 документов

17.15 -

 17.30

                    Резерв времени                   

 Подведение

 итогов дня

  и недели 

17.30 -

 17.45

                 Подведение итогов дня               

17.45 -

 18.15

               Уточнение плана работы следующего дня              

...


Цена: 10.00 RUB
Количество:
Отзыв